各部门在职责范围内的数据分析中，发现可能产生不符合的信息，应及时报告综合办公室;内部审核或外审中发现可能产生的不符合，通过提出“观察项”的方式汇集到综合办公室;综合办公室在日常的工作中通过观察、检查和分析对可能产生不符合的信息进行收集。
综合办公室组织相关人员对可能产生不符合的原因进行分析，选择与潜在不符合影响相适应的措施并经管理者代表批准后，通过书面的《预防措施计划》向责任部门下达预防措施的要求。
《预防措施计划》中应包括对潜在不符合原因的分析，该采取的预防措施、责任部门和完成期限。
凡收到预防措施计划的责任部门，必须严格按照计划要求实施预防措施，不得无故拖延。计划实施期满，由综合办公室组织对预防措施的效果进行验证，若效果不佳，则应重新下达预防措施计划，直至预防效果满意。当预防措施效果良好，则应考虑是否有修改质量管理体系文件的需要，若修改文件需遵守《文件控制程序》的规定。
有关预防措施的情况需记录在《预防措施计划》的表单中，由综合办公室统一保存
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